紙の回覧板はそのままに、「デジタル回覧板」を試しに作ってみました。

自治会の回覧板を、スマートフォンやタブレットでも見られるようにするため、「デジタル回覧板」を試しに作ってみました。

と言っても、紙の回覧板をなくそうとしているわけではありません。当面は、紙の回覧板をこれまでどおり残します。そのうえで、

「デジタルでも見られたら、もっと便利なのでは？」

というところから始めた、小さな試みです。

なぜ、こんなものを作ってみようと思ったのか

自治会には、毎月たくさんの回覧資料があります。各種のお知らせ、行事の案内、行政からの資料、自治会からのお知らせ……。紙の回覧板には、もちろん良いところがあります。

でも、

• 「回ってくるまで待たなければならない」
• 「一度見た資料を、あとでもう一度確認したい」
• 「仕事などで家にいない間に回ってしまった」
• 「どこにしまったか分からなくなった」

ということもあります。

そこで、

紙は紙の良さを残しながら、もう一つの入口としてデジタルでも見られるようにしてみよう。

そう考えました。

まずは「試行」です

ここは大事なところです。

これは、いきなり自治会全体で導入する仕組みではありません。

まずは自分たちの身近なところで試してみる。

それだけです。

実際に使ってみて、

• 見やすいのか
• スマートフォンでも読めるのか
• タブレットならどうなのか
• 高齢者にも使いやすいのか
• 回覧板を探しやすいのか
• 紙と比べて便利なのか
• 逆に不便なところはないのか

いろいろ試してみたいと思っています。

そして、使いにくければ改良する。

それでもダメなら、やめる。

試行ですから、それでいいと思っています。

大きなシステムを導入してしまうと、簡単にはやめられません。

でも、今回のような小さな試みなら、「やってみたけれど、これは使えないね」で終わらせることもできます。

私は、この「小さく始めて、実際に使ってみる」ということが大切だと思っています。

紙の回覧板はなくしません

現在のところ、「デジタル回覧板を作ったから、紙をやめましょう」という考えではありません。

• スマートフォンを持っていない人もいます。
• デジタルより紙の方が見やすい人もいます。
• 紙でなければ困る人もいます。

ですから、最初は、

紙＋デジタル

です。

その上で、デジタルを使える人には使ってもらう。それだけでも、何か変わるかもしれません。

デジタルにすると、こんなことができる

例えば、回覧板をWeb上に置いておけば、スマートフォンやタブレットからいつでも見ることができます。

また、紙では一度回ってしまえば終わりですが、Webなら後から確認できます。

「先月の回覧板に何が書いてあったかな？」

というときも、過去のページを見れば確認できます。

そして、これから試していきたいのが、「単に紙をスキャンして載せるだけではなく、どうすればもっと読みやすくできるのか」ということです。

紙の状態によっては、文字が薄かったり、背景の色によって見にくかったりすることがあります。

そこで、内容そのものを変えるのではなく、

• 明るさを調整する
• コントラストを調整する
• 傾きを直す
• 必要に応じて白黒にする
• 画像を見やすい大きさにする

など、デジタルならではの工夫も試してみたいと思っています。

紙の情報を、そのままデジタルにするだけではなく、「デジタルだからできる見やすさ」を考えてみる。

これも今回の楽しみの一つです。

もちろん、デメリットもあります

便利なことばかりではありません。

• スマートフォンでは画面が小さくて見にくいことがあります。
• インターネットが使えなければ見ることもできません。
• そもそもスマートフォンやタブレットを使わない人にとっては、何のメリットもありません。
• また、Webに掲載するための作業も必要です。

紙の回覧板なら、印刷して回せば終わりですが、デジタルの場合は、

スキャン → 画像処理 → 掲載

という作業が発生します。

ですから、

「デジタルにすれば全部楽になる」とは思っていません。

実際にやってみなければ分からないことが、たくさんあります。

それでも、やってみる価値はあると思っています

自治会そのものを、将来にわたって続けていくためには、「今までこうだったから、これからもこうする」だけでは難しくなってくるのではないでしょうか。

少子高齢化、世帯構成の変化、仕事をしながら自治会活動をする人の増加など、自治会を取り巻く環境は変わっています。

だからこそ、

今までのやり方を大切にしながら、新しい方法も少しずつ試してみる。

その一つが、今回のデジタル回覧板です。

目指しているのは「役員の仕事を減らすこと」

デジタル回覧板が本当に役に立つのであれば、将来的には、私たちの組だけではなく、

組 → 区 → 自治会

と利用する範囲を広げられるかもしれません。

さらに、その仕組みが他の自治会でも使えるようになったり、行政からも「これは使えるね」と認めてもらえたりすれば、もっと面白いことになると思っています。

目的は、デジタル化そのものではありません。

自治会役員や組長の仕事を少しでも減らすこと。

そして、その分だけ、

人と人が話したり、地域のことを考えたり、実際に地域活動をしたりする時間を増やすこと。

そこにつながればいいと思っています。

自治会の仕事を効率化して、人間が楽をする。

それだけではなく、

「人間がやらなくてもいい仕事は、できるだけ仕組みに任せる。その分、人間にしかできないことをする。」

そんな自治会になっていけばいいのではないでしょうか。

そして、作っている本人も楽しんでいます（笑）

実は、これが一番大きいかもしれません。

私はこういう新しいものを、

「まず試してみる」

ことが結構好きです。

今回も、

• 「こんなことができるかな？」
• 「スマートフォンではどう見えるかな？」
• 「この画像は、どう処理したら読みやすくなるかな？」

などと考えながら作っています。

うまくいかなければ直せばいい。

もっと良い方法を思いついたら変えればいい。

試行錯誤そのものを楽しみながら作っています。

ぜひ一度、使ってみてください

ということで、まずは試しに使ってみてください。

• 「これは便利だね」
• 「ここは見にくい」
• 「こうした方がいいんじゃない？」
• 「そもそも、こんなの必要ないよ（笑）」

そんな意見でも構いません。

実際に使ってみないと分からないことがたくさんあります。

いただいた意見を参考にしながら、少しずつ改良していきたいと思います。

そして、もし「これは使える」となれば、次の段階を考えてみます。

逆に、どうしても使いにくければ、やめることもあります。

まずは、やってみる。

そんな小さな試みとして始めてみました。

「自治会は、お金で運営される組織ではない。信頼で運営される組織である。」

デジタル化も、結局は道具です。

大切なのは、デジタルにすることではありません。

地域の人たちが、少しでも無理なく、楽しく、長く自治会活動を続けられること。

そのために使えるものなら、どんどん試してみればいい。

そんな気持ちで、この「デジタル回覧板」を育てていきたいと思っています。